小说屋

第21章 準則二十一 掌握開會的要點（第1页）

第21章準則二十一：掌握開會的要點

對于現代領導者，開會已成「家常便飯」。會議是實施領導，推動工作的重要工具和基本手段。領導者應掌握開會的要點，在會議中層現出足夠的駕馭力，控制力與說服力，進而成為會議高手。

會議場上十戒律

任何領導者，既然是指揮者，要依靠眾多的人來工作，會議則必不可少。會議是上下交流的機會，是領導者發出信息并接受反饋的機會，是實施領導的主要工具。優秀的領導者，當他主持一次會議的時候，總是十分清楚會議的特定目的是什么，或者應當是什么。他在會議上就會牽著眾人繞著自己的目的轉，取得會議的高效率。他不能容忍某一個人滔滔不絕，而是讓每一個人都有發言的興趣及機會。領導者要用好會議這個工具，提高會議的效率，就必須做到會議十戒

①每一個會議都有一個明確的目的，不開無目標的會議，即領導者在開會之前首先要明白要干什么，還要讓即將參加會議的成員明白這次為什么開會，以作好準備。如果沒有明確的目標，就不要開會。這里有個問題就是所指的會議是除了組織例會以外的臨時性會議。為了進行正常、連續的交流與接觸，組織例會是不應該間斷的。

②每個會議只應解決一個中心議題，不開有許多議題的會議。看到這里，可能有許多人不理解開一場會，不是解決問題越多，效果越高嗎?而且開一次會，召集、組織工作也花時間。其實，他們沒有看到多議題會議的弊端。多議題會議使與會人不能把握會議的重點內容，覺得這一點也重要，那一點也不能忽視，結果很可能只對其中某一點印象最深，而沖淡了其他的方面。許多有這種與會實踐的人都了解，一個會議討論的點太多，特別是任務太多往往會引起厭煩情緒，達不到預期的會議效果。

③會議前必須有充分的準備，不開無準備的會議。會議除非特殊情況，不要搞「突然襲擊」。領導者要有準備，怎樣主持好這個會議使之達到預期效果。與會者也要做好準備，以最清醒的姿態接受會議傳遞的信息并及時反饋。

④只開非開不可的會議、不開可開可不開的會議。這里的「會議」和第一條一樣是指臨時會議，不要芝麻大的小事也召集一次會議，因為這樣久而久之，會降低與會者在會議上的興奮程度。

⑤會議的參加者必須與會議的主題直接相關，與主題無關的不要參加會議。這里所講的是會議的參與者的問題，不要有「會議閑人」的存在，不要讓參與不參與都一樣的人參加會議。

⑥開會時，不作離題的討論而要圍繞中心發言，領導要發揮好引導的作用。一旦發生發言離題的現象要及時地糾正，把與會者的討論焦點一直投在會議的中心主題上。

⑦表明觀點應簡潔明朗，會議不能容許重復別人已經說過的話題。這樣領導者可以獲得盡可能多的信息，也消除了與會者那種懶散不求見地的心理。

⑧會議一定要有決議，不開無決議的會議，即使本次會議暫不能決議，也要宣布暫時休會，并應宣布下次會議的進一步要求，關照大家提前準備。

⑨會議應該杜絕兩種相反觀點的激烈爭吵，會議應該提倡各抒己見，但絕不能陷入兩種相反觀點無意義、無結果的爭論之中。如果發生這種情況，領導者應讓他們各自保留意見，在會后再作討論，不要占用別人發言的時間。

⑩會議應該禁止與會者頻頻進出會場，因為這樣會影響與會者的情緒，分散注意力，影響會議的效率。會議的效果也會因此遭到損害。

重要的是讓每個人都真正參與

我們經常可以看到這種情況。領導者在布置完一件件任務后，覺得如釋重負，但是發現執行起來并不是想象的那樣順當，許多人并沒有真正領會會議上的意思，導致任務執行的中斷或拖延。領導者常常對這種情況感到憤怒，但從來都不找自己的原因。每個領導者在主持會議的時候，不僅有進行決定、發布命令的權利，更有調動全體與會者真正參與會議的義務，只有全體與會者真正參與到會議當中，會議才有效率，才會出成果。然而達到這種境界卻十分困難，我們可以經常看到開會的時候下面有人看報紙、聊天或者干脆閉目養神，整個會議顯得十分懶散，只有領導一個人在臺上滔滔不絕，這種會議還不如不開。開會的目的就是達到共同交流，解決問題的目的，如果都是領導者提出問題，再說出解決方法，下面的人不想也懶得想，「就這樣吧，反正是你的責任」。

所以，要充分調動所有與會者的積極性，使整個會議活起來，有效率起來。

領導者應喜歡這樣的開會形式，即領導者提出問題，不說出自己的解決方法，而是讓大家自由發言，并進行辯論，這樣雖然不是每個人都有機會發言，但是可以肯定每個人都在想，能達到這個程度，開會的效果也就有了。

讓每個人參與有一些技巧。

①開會的議題必須與與會的每個人都有關系或者他們都感興趣，反對將與開會議題無關的人請到會場上，因為他們的無所事事會影響其他人，從而導致會議效果的降低。

②領導者要創造一種有壓力的氣氛，迫使每個人都認真地聽，認真地想。可以采取這樣的方式，領導者拿一張與會者的名單，可以隨時請任何一位與會者起來重復剛剛講過的一句話，或者簡單發表一下對某某問題的看法，如果答不上來，領導者就要求他站著開會或者當著大家作自我檢討，這樣每個人都有一種壓力，這種壓力使他們不敢馬虎。

③領導者在開會的過程中應該加強引導作用，比如可以在提出問題之后，再提出若干種解決辦法，讓參與者廣泛地討論，找出最合適的方法。在討論者分歧太大時可以適當地做一些引導、盡可能使與會者統一起來。

④領導者主持會議討論的過程中應不時對參與者的發言進行肯定或表揚，即使有時這些發言毫無作用，只有這樣才能鼓勵更多的與會者踴躍發言，而這位發言者會在表揚與肯定的鼓勵下進一步思索，或許會想出具有建設性的建議。

開會的頭腦風暴法

頭腦風暴法由美國著名工程學家奧斯本于１９３９年首創，原詞為「ＢｒａｉｎＳｔ」，用來形容精神病人的胡言亂語，最早被用于廣告花樣的創造上，后來發展為人們自由發表意見的一種會議形式。在這樣的會議上，成員可以無拘無束地去思考問題，暢所欲言地發表自己的意見和看法，而無需任何顧慮。

這種會議參加者一般是專家。１９３５年奧斯本將其論點著書問世時，提出了頭腦風暴法會議的四條規則

①在會上對別人提出的意見不許進行反駁或下結論。

②鼓勵和歡迎個人獨立思考，廣開言路，以便集思廣益。

③追求數量，所提的意見越多越好，不要害怕彼此之間相互矛盾。

④尋求意見的改進與聯系，可以補充、發展和完善相同的意見，從而使某一方案更加完備。

為了取得預期的效果，會議主持者必須創造一個良好的思維環境，經驗表明，與會者人數一般為１０～１５人為宜，會議持續時間２０～６０分鐘為最佳。領導者即會議的主持人主要的職權在于創造一個自由交換意見的氣氛。為了達到這樣的目的，在會議開始時，領導者往往必須采取強制提問的做法，其發言應該激發參加者思維的靈感，從而促使與會者感到急需回答領導所提出的問題。一旦與會者被鼓動起來，各種設想和建議都會源源不斷地涌現出來。這時領導者只需根據前面所述原則進行引導即可。

頭腦風暴法的具體實施可以用以下幾個步驟表示

①主持人明確議題，做到心中有數，然后根據問題的性質挑選組成人員，應保證大多數與會者都是精通所論問題或某一方面的專家。

②熱身，即通過一兩個與議題無關的小問題來激發與會者的興趣，形成一種緊張而激烈的氣氛。

③進入主題，提出問題，將與會者的思維引入自己預先設定好的軌道。

④選擇富有啟發性的重要敘述形式，以便保證在與會者思維最活躍、想象力最豐富、創造力發揮處于頂峰時能夠考慮那些問題的解決最關鍵的方面。

⑤對方案進行評價，這件工作主要應由主持人來做，應該對各種方案提出技術和經濟上的評價。