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第19章 十九 优秀的商务写作能力（第3页）

发文机关——“国务院”，应写在标题的最前面。

事由——“加强国家档案工作”，是文件内容反映的中心问题，应写在标题的中间部分。事由部分，通常是由介词“关于”和一个高度概括公文内容的词组共同组成介词结构来表示的。它们在标题的语言结构中，充当文种的定语。

文种——“决定”，应写在标题的最后部分，在事由和文种之间加个“的”字。文种是根据行文目的、行文关系和内容性质的需要而决定的，必须准确使用，不得随便混淆使用。除发布或批转法规性公文外，标题一般都不用标点符号。

七、主送机关

主送机关是指公文的主要受文机关，即要求其主办、答复或知晓文中事项的单位。

第七节成文过程中图表的合理运用

图表的设计

图表设计是为了实施各种管理、配合生产经营的需要而进行的。因此，图表与管理制度的联系是十分密切的。要设计图表，首先应明确管理制度的功能及图表对管理制度的作用、意义；其次，设计图表有其自身应遵循的原则、程序。在此前提下，设计图表才会完整、统一，具有效率。

图表的功能：

确保资料收集方法的一致性，提高资料可信度；

能减少资料收集整理工作的重复，避免管理资料的流失；

能简化管理资料的收集整理过程；

能促进日常管理资料的收集、整理工作自动化，减少决策性资料搜集的困扰；

能明确划分资料的提供、传递权责关系。

设计图表时，应充分考虑图表于管理制度实行的配合关系，以便能更好发挥图表的功能，

此外图表设计还有其自身应遵循的功能：

图表应有具体明确的功能；

图表流程应力求清楚、简单、迅速；

图表格式应简单、统一、易看、易填、易懂；

资料力求完整；

方便资料填写；

减少书写工作，避免不必要文字书写；

避免资料重复；

表格便于套写，减少同一资料两次以上填写；

简化表格装订工作，减少不必要重复工作；

格式统一便于归类；

表格联数适当；

流程设计合理；

体制数量适当。

图表设计制作也有一定程序，其程序如下：

图表系统

图表内容

图表格式；

图表流程；

图表管理。