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第19章 十九 优秀的商务写作能力（第4页）

（一）检查图表系统

绘出图表的流程；

列出图表的功能、作用；

对图表重排、合并、增减。

方法：利用图表流程图或作出流程图。

（二）检查图表内容：

检查图表主要资料、参考资料及来源；

检查资料是否真实、可靠；

检查资料的时效性；

检查图表包含的资料是否必要。

（三）检查图表格式

图表格式是否易填、易看；

图表格式是否统一；

图表格式是否简

（四）检查图表流程

目的是检查图表用途，检查图表流程是否适当。

方法：

1．绘出图表流程图（如上图）

2．分析目前图表流程；

第三节利用图表流程图，标出填制单位、参考资料单位、使用单位、审核单位、保存单位。

第四节确定图表流程、填制、审核、联数。

（五）检查图表的管理

检查图表的保密性

检查图表保留期限、保留单位、保留方法。

8。主要公务文书格式

通知

通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知的写法有两种，一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼，通常此类通知上方正中写ICE（通知），发出通知的的单位的具体名称可放在正文前，也可放在正文后，右下角处，发出通知的日期写在左下角处；另一种是以书信的形式，发给有关人员，次种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

便条

便条就是一种简单的书信，内容简短，大多是临时性的留言、要求等。是在有急事需告诉别人而又不能面谈时，就可以写便条，如请假条、留言条等等，一般不写地址，与普通书信基本相同。具有用途广泛、形式简单、文字要求不严格的特点。便条都不用邮寄。

请假条写请假条时，如有医生出具的证明，最好一起附上。

留言条可用于说明一件事、做一次活动安排以及询问等等，应直截了当。写留言条，日期部分写在右上角，一般只写星期几，或星期几上午、下午或具体钟点。

海报

海报是贴在人流量大的地方，告知广大群众大多是喜闻乐见的消息，如电影消息、球讯、商品报道等等，其性质类似广告，有的还配以绘画以增加吸引力。

启事

启事是一种公告性的应用文。机关、团体或个人如有什么事情向他人公开说明某事或请求帮助，或对群众有什么要求，可把要说的意思简要地写成启事。启事有多种，象寻人启事、寻物启事、征婚启事、开业启事等等。