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10规格化统一化的巨大作用（第1页）

10规格化、统一化的巨大作用

1．同样文字若需书写多次时，橡皮章是最佳利器

在海子的事业所里，备有一切必要的橡皮章。年月日章、裁决章、住址、姓名印章等，各式各样的橡皮章都有。这些橡皮章在事务的处理上发挥很大的作用。例如贺年卡、问候卡，因为海子的事务所每年大约都要寄上一千封左右。首先，他以通讯录影印成“寄送备忘录”，写妥信封上的地址时即在备忘盖上“完”的印章。海子使用的印章是不必一次次盖印泥，也可连续使用的图章。其次，亲笔书写结尾之后盖上另一个图章，寄发后还要再盖一个印章以为辨示。像这种确认工作完成的记号若用手书写，会相当耗费时间。在事务作业上，花费这样的时间，实在蛮可惜的，而仅仅数百元一颗的橡皮章，却能节省很多宝贵的时间，再也没有比这更划算的了。

不只是“完”这种简单的记号可用橡皮章，在必须反复书写同样的文字时，橡皮章也可发挥效力。例如年月日的书写，即可制作一枚“年月日”的橡皮章来取代。

除了橡皮章，任何能将作业统一化，并积极导人规格化的工具，也能提高工作效率。那些经常必须书写同样内容的文件，在文件印刷时即印上该文字、数字，就方便多了。纵使要花些钱，还是划得来的。文字处理机在这方面就很方便，使用单字储存功能将“年月日”等文字，一次储存起来，任何时候只要按个键就可以随时打出来。甚至将问候卡上开头的文字、决定好的话语一次作成，并储存起来，也可以反复地使用，而不用每次都写了斟酌字句而浪费时间。

作业规格化，还有一项优点。规格化的作业不必步步请示，谁都能独立完成。就像盖橡皮章，即使是小学生也可以做。

拜托人家是最难的事情，好不容易请个人，若无法托以重任，就失去了请托的本意。如果能将工作规格化、单纯化，就不会这么麻烦了，以橡皮章为代表的作业规格化，在谋求增进工作效率的所谓“工作的窍门”上，是很重要的一点。

2．资料不是贴在剪贴簿上就可以，必须以一定的规格复印后存档

在现代的办公室中复印机的使用非常普遍。活页复印，在储存、整理大量的情报上非常方便，更可以大幅地减少时间和精神的支出。

事实上，谁都会复印资料，可是复印后的整理工作，似乎都没有做好。纵使特意地将重要的情报影印，然而，女蜾处理工作没有效率，就毫无意义了。

例如，在报章杂志上发现有用的消息，虽然将它影印存档了，但是资料收集的工作却仍未完成，然而多数人都是就这样将它贴在剪贴簿，然后放人档案中。

影印，是为了方便情报的使用。因此为了让影印的东西一取出即马上可以应用，在处理上就必须尽量简单。贴在剪贴簿上，就无法添加、更换；放在袋中，则取用资料非常不便。

多数人一向都用活页纸复印，一张张的分类存档。活页式资料档，任何时候取阅都很方便。例如，想查关于企业收买问题，就从分类项目中调阅。若是个牵扯到较多项目的问题——，例如关于国际租税与企业收买问题，就查阅这两个部分。此时，资料档若是一个项目一张，复印资料就非常简便，可是若贴在剪贴簿，就不能这么做了。

复印用的活页纸尺寸统一是非常重要的，大小不统一的话，即使特意地分门别类，也非常难整理。

小刘所收集资料一律用B5的纸张复印，虽然B5的纸张在复印内容少的资料时四边留白较多，似乎有点可惜，但是只要能活用情报资料，仍是值得的。

复印好的B5纸张经过打孔后，就是B5活页纸，只要标上项目就可以归档了。为了统一使用B5纸复印，必须使用有缩小功能的复印机。大部分的报导，经过复印机缩小后就可以纳入田的纸张中。报导的内容所占版面较大时，必须先将报导剪贴后再复印，若是复印没有缩小功能，就必须增加很多剪贴的手续。

使用复印机最好选用有自动输送纸张功能的复印机。每个人应该都有这样的经验，在复印时，要一张张反复地打开盖子，按开关，实在很麻烦，又浪费时间，可是，若有了自动送纸功能，资料整理好，开关按了之后，机器就会自动地进行，实在便利。

有缩小和自动输送纸张功能的复印机，价格多少会贵一点，可是长远来说，应该是很划算的。因为，为了提高效率，只要能达到目的，使用贵一点的机器也不必心疼它随后所带来的时间价值是无穷的。

有些公司另外雇用女职员操作复印机，这实在是不可取的。多雇用一个人，会增加一些意想不到的成本。由于小公司非常清楚，除了本薪，还有车马费、促险费、福利津贴等等，所花的成本实在很高。将如此宝贵的时间、人力用来复印，实在是很浪费，人的能力，应该做更有效的利用。同样的花费，投资于复印机，到头来反而是更为有利的。

3．档案的尺寸、厚度要全部统一

海子的事务所里，档案一律统一以B5规格的纸复印、整理。档案大小、厚薄不同的话，整理起来会非常麻烦。如果从开始就统一样式，将可缩短查阅时间，连尺寸也统一的话则不论复印、整理均会非常轻松。

采用B5尺寸有二个理由，其一，由于工作的性质，所有资料格式必须和政府机关使用的相符。其次，现在一般复印纸都使用A开及B开两种规格，在复印时有些许的不同：B4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3必须用较大的机器，因此考虑使用的方便，B5是最合适的。

因此，在海子的事务所，文件一律统一用B5纸，而活页纸、封面、索引、透明套子等全部统一用B5尺寸。唯一例外的是“人才录”等特殊东西用B6尺寸的封面。

4．工作规格化，任何人都可以轻易的完成它

每个人在工作进行过程中，通常都会研究出自己的工作方法，使自己的工作进行更为顺利、快速。但是在工作完成后，特地研究出的新方法，往往弃而不用，实在非常可惜。

在海子的事务所里，完成任何一个新的工作所得到的方法，都必须做成档案资料存起来。因此，即使是得自专家、百科全书的资料也需做成档案资料，方便查寻。

当初海子花了时间和精力作出工作程序，现在，秘书只要遵循着这份工作程序资料，就可以很快地完成工作。