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8简化开会时间的2个办法（第1页）

8简化开会时间的2个办法

1．开会前预先列出问题及其解决方案各三项

尽管大家都知道，开会多的单位往往工作效率并不高，但许多单位开会时间冗长得令人不敢恭维的情形，却是有目共睹的。这样也不是，那样也不是，有的尽些是与问题毫不相干的废话，讨论了半天也没个结果出来，气煞人也。由于与会人员在开会的那一段时间内都被会议束缚，什么事也不能做，所以如果以时间成本来考虑，实在是相当可惜的。老是开这种冗长会议，就等于是无止尽地浪费时间成本，其结果一定会造成公司金库的日益虚空。

通常这种无效率的会议，都是因为没有明确开会时限的缘故，也因此一定会有迟到或中途才进来的与会人员。由于不确知会议要开到什么时候，所以大家便毫无压力散漫地讨论。而且，会议主题不明确，只有题目没有讨论的方案，以致抓不住问题核心，讨论不出有效的结果来。

这里要提出来的是开会前的准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别做出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。

换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案，由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个有所本的方式进行开会讨论。

这种方式的会议。大概都能在一个小时内结束，节省下来的两、三小时，可以连用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两、三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切人问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。

2．即席站立讨论，可以省下许多时间

一些重要的事项经常站在走廊上三言两语就解决了。这些重要事项，如果是在单位的话，大概得上至上司、关系人，下至该事项的负责人，上上下下集合好几个开会，而在开会时却又尽是负责人与上司之间的对话，造成全员时间上的浪费。但是，在现代追求高效率的单位则会是别一种景象。

好比说，今天某企业档案的经济费不敷使用，而负责人碰巧在走廊上遇见了握有处理该事项权限的上司，他使当场提出：“关于……关系，事业的经费不敷使用，恐怕得再增多少数目不可……。”而这位上司也同样简单明了地说：

“好、那么追加经费!或是“不行哦，现在没为法追加经费了。你就在当初的预算范围内考虑解决的方案吧!”

是或否，一下子就有了答案，其处理事情之明快确实令人大开眼界。

其实会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地做出结论，不也是一种会议形态吗?有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临

时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、柔软，在提高效率的前提下是很值得采用的。