小说屋

第三章采购计划及预算（第9页）

（2）制定明确的工作计划

采购主管必须了解本部门的业务活动，明确它的特性和范围，制定详细的工作计划表。

（3）确定所需的资源

有了详细的工作计划表，采购主管要对业务支出做出切合实际的'估计，确定为实现目标所需要的人力、物力和财力资源。

（4）确定较准确的预算数字

确定预算数据是企业编制预算的难点之一。目前企业普遍的做法是将目标与历史数据相结合来确定预算数，即对过去历史数据和未来目标逐项分析，使收入和成本费用等各项预算切实合理可行。对过去的历史数据可采用比例趋势法线性规划、回归分析等方法找出适用本企业的数学模型来预测未来，有经验的预算人员也可以通过以往的经验做出准确判断。

（5）汇总编制总预算

对各部门预算草案进行审核、归集、调整，汇总编制总预算。

（6）修改预算

由于预算与实际情况或多或少地存在着一些差异，因此必须根据实际情况选定一个偏差范围。偏差范围的确定可以根据行业平均水平，也可以根据企业的经验数据。设定了偏差范围以后，采购主管应比较实际支出和预算的差距以便控制业务的进展。如果支出与估计值的差异达到或超过了容许的范围，就有必要对具体的预算做出建议或必要的修订。

（7）提交预算

将编制好的预算提交企业负责人批准。

实施采购预算的目的是提高企业经济效益，要达此目标，采购预算必须体现科学性、严肃性、可行性，克服随意性，绝对不能用“拍脑袋”的方法来做预算。因此，采购部门在做预算时，必须重视决策过程，多开展一些调研活动，不仅要对本年度预算的实施情况进行科学的分析，而且，要了解市场、了解对手、分析市场，只有做到知己知彼，才能百战不殆。同时，要从实际情况出发，找准影响企业经济效益的关键问题，瞄准国内外市场，制定降本增效的规划、目标和措施。具体而言，釆购部门在编制釆购预算时，必须把握以下几点：

（1）在编制预算之前，首先要进行市场调研，广泛搜集预测信息和基础资料数据

如市场需求量、售价、材料价格、各种消耗定额、费用限额等，并对这些信息资料进行必要的加工、整理，然后再用于编制采购预算。如果忽视了对市场的调研与预测，可能会使预算指标缺乏弹性，缺乏对市场的应变能力，致使采购预算不能发挥其控制作用。

（2）编制预算时，保证最大限度地实现企业的总目标应制定切实可行的编制程序、修改预算的办法、预算执行情况的分析等。

（3）确立恰当的假定，以使预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素的基础上，便于预算的编制和采购管理工作的开展

预算编制中最令人头痛的问题是，预算编制人员必须面对一些不确定的因素，也不得不预定一些预算指标之间的关系。比如，在确定釆购预算的现金支出时，必须先预定各种原材料价格的未来定向。因此，在编制预算时，要根据历史数据和对未来的预测确立合理的假定，确保采购预算的合理性、可行性。

（4）每项预算应尽量做到具体化、数量化

在编制釆购预算时，必须对每一项支出，都要写出具体消耗的材料种类，材料消耗的数量和价格，因为只有具体化，才可以准确地判断预算做得对与不对，才能促使部门在釆购时精打细算，节约开支。例如直接材料预算的编制。直接材料釆购预算是根据生产预算所安排的生产进度而编制的，通过该预算的编制，可以确定预算材料的采购量和釆购金额，预计采购量可根据下列公式计算：

预计采购量=材料的生产需要量+预算期期末材料库存量-预算期期初材料库存量上式中的材料的生产需要量按下列公式计算求得：

材料的生产需要量=￡（预算期产品产量x该产品材料单位耗用量）

在实际编制采购预算过程中，应在釆购预算表下附该预算期现金支出计算表，以便编制现金预算。

（5）充分利用集体的智慧

让尽可能多的员工参与到预算的制定中来，这样既可以提高员工的积极性，也可以促进信息在更大的范围内交流，使预算编制中的沟通更为细致，增加预算的科学性和可操作性。当然，在强调预算的广泛参与性的同时，也要注意预算编制的效率，要注意区分各级员工参与的程度，不能一视同仁。

（1）避免预算过繁过细

采购预算作为一种采购管理控制的手段，应尽量具体化、数量化，以确保其可操作性。但这并不意味着要对企业未来釆购活动中的每一个细节都做出细致的规定。如果预算过于细微可能致使各职能部门缺乏应有的自由，从而会影响到企业运营的效率。所以，预算不可能也不应该太详细，并非越细越好，而应抓住预算中的关键环节予以列述，以免主次难辨，轻重不分。’

（2）避免预算目标与企业目标不协调

在编制预算时，由于没有恰当地掌握预算控制，以及为采购部门设立的预算标准没有很好地体现企业目标的要求，或者是企业环境变化产生了预算目标与企业总目标的偏差，采购部门尽管可能只热衷于使本部门的采购活动严格按预算的规定进行，而却忘记了首要的职责是要千方百计地去实现企业的目标。因此，为了防止釆购预算与企业目标发生冲突，一方面应当使预算更好地体现计划的要求，另一方面应当适当掌握预算控制的度，使预算具有一定的灵活性。

（3）避免一成不变

采购预算同釆购计划一样，不能一成不变。在预算执行过程中，要对预算进行定期检查，如果企业面临的采购环境或企业自身已经发生重大的变化，就应当及时进行修改或调整，以达到预期的目标。

可见，缺乏企业战略指导的预算，无视市场环境的约束做预算，基于过去、凭空地设计预算，都将使采购预算的效果大打折扣。

【采购感悟】

采购预算在尽量具体化的同时，又要保证其可操作性，便于体现企业目标。